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Assova : portail des associations

A partir de novembre 2017, un portail web dédié aux associations villeneuvoises va être mis en place : ASSOVA a été conçu pour faciliter vos demandes, sécuriser et simplifier les procédures avec la Mairie. Il permettra aux associations de mettre à jour leurs informations et, du 1er au 31 décembre 2017 de saisir et transmettre les dossiers de demandes de subvention pour l'année 2018. Pour pouvoir y accéder, retrouvez la procédure à suivre ci-dessous:

Assova sera accessible directement depuis la rubrique Vie quotidienne / Associations du site internet de la ville. Pour se connecter, un identifiant et mot de passe seront nécessaires.

A noter : les associations sportives relevant de l'OMS n'entreront dans le dispositif de dématérialisation qu'en 2018.

Obtention des identifiant et mot de passe

Afin de pouvoir vous connecter sur ce site, vous devez impérativement communiquer au service vie associative l’adresse-mail qui correspondra à votre association. Envoyez rapidement avant le 31 octobre 2017 par mail à vieasso@villeneuvedascq.fr :

  • le nom complet de votre association,
  • l’adresse du siège social
  • son adresse email.

Vous recevrez à cette adresse email des informations importantes, en particulier votre identifiant et le mot de passe qui vous permettront de vous connecter dès le 1er novembre 2017.

Pour les associations employant des salariés, vous devez demander au préalable, un numéro de SIREN/SIRET auprès des services de l’INSEE Nord Pas de Calais Picardie. Ce numéro est obligatoire.

Mise à jour des données

A partir du 1er novembre 2017, vous pourrez vérifier et corriger vos propres données en ligne (éléments statutaires, coordonnées des dirigeants) mais aussi maintenir à jour le descriptif de vos activités, horaires, etc. qui figurera sur le nouvel annuaire des associations.

Dossier de demande de subvention

Dès le 1er décembre 2017, vous pourrez déposer votre demande de subvention en ligne. Il s’agira de saisir des éléments chiffrés dans des tableaux pré-remplis et d’envoyer en pièces jointes tous les documents habituellement fournis sous forme papier. La liste de ces documents figurera bien-entendu sur la plateforme ASSOVA.

Il vous sera possible de commencer votre demande, de la sauvegarder et de la reprendre plus tard. Votre envoi définitif (avant le 31/12/2017) donnera lieu à un Accusé Réception automatique ; puis, après examen de celui-ci par votre service référent, à un deuxième mail confirmant que le dossier est complet et peut être instruit.

Des échanges de mails avec la mairie seront possibles, si vous devez apporter des précisions ou corrections.

Par contre, comme les années précédentes, un dossier incomplet ou non-conforme, même dématérialisé, ne sera pas instruit.

A noter : les associations sportives relevant de l'OMS n'entreront dans le dispositif de dématérialisation qu'en 2018.

Réunion de présentation

Afin de mieux vous accompagner dans ce changement, une réunion de présentation-démonstration sur écran vous sera proposée fin octobre, à l’Hôtel de Ville. La date vous en sera communiquée par mail.

Permanences

Des permanences à la maison des droits de l’Homme et des associations, en mairies de quartier, dans les maison de quartier des Genêts et Jacques Brel seront également assurées, courant décembre,  par des spécialistes de la mairie, si vous n’avez pas accès à Internet.

Renseignements

Pour tout renseignement complémentaire, n’hésitez pas à contacter le Service Vie Associative au 03 20 43 50 05 ou à lui écrire à : vieasso@villeneuvedascq.fr


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