Organisation d'une manifestation : mode d'emploi

Élément indispensable de la réussite de toute fête ou cérémonie, la prévention des risques pour la sécurité du public revient au service Protocole, Manifestation et Sécurité (SPMS). Toute préparation impose des règles et délais qu’il convient de respecter pour que chaque manifestation se déroule dans les meilleures conditions pour le public. Cette page a pour but de rappeler les règles d'organisation d'une manifestation.

Composition du dossier de demande de manifestation

Afin d’établir les documents nécessaires à toute manifestation, la DPMS doit disposer des renseignements suivants :

  • Intitulé de la manifestation
  • Date
  • Horaire(début / fin)
  • Lieu (salle, quartier, établissement)
  • Organisateur (association, L.C.R)
  • Adresse de l’organisateur
  • Nom et prénom du responsable
  • Numéro de téléphone
  • Itinéraire emprunté ou plan pour défilés ou parcours
  • Plan détaillé de l’implantation avec largeurs de passage pour les manifestations se déroulant dans les salles ou sous chapiteau
  • Estimation du public attendu
  • Programme de la manifestation
  • Dispositions particulières
  • Procès verbaux de classement des structures

Délais

Délais impératifs de demande à respecter  : 5 à 3 mois.

Pour :

  • Ventes au déballage (braderie) soumises à :

    • autorisation préfectorale pour une surface supérieure à 300m2
    • autorisation municipale pour une surface inférieure à 300m2
  • Épreuves sportives
  • Manifestations de plus de 1500 personnes avec visite de la commission départementale de sécurité incendie (1 mois)
  • Manifestations nécessitant arrêté, personnel, signalisation ou pose de barrières
  • Manifestations officielles
  • Défilés
  • Feux de la St Jean

Manifestations nécessitant le passage de la Commission Communale de Sécurité 

  • expositions
  • murs d’escalade
  • gradins
  • occupation exceptionnelle de locaux

Manifestations sportives sur la voie publique

Réunion préparatoire avec l’organisateur, le commissariat de police et service sécurité pour faisabilité itinéraire avant dépôt de dossier en préfecture

Le respect de ces consignes permettra un traitement rapide de chaque dossier. Comptant sur votre collaboration active !

Prêt de matériel

Prêt de grilles d'exposition (en fonction des disponibilités) de tables, chaises et de plantes (selon la disponibilité) auprès de la Direction  du Protocole, des Manifestations et de la Sécurité (DPMS)

Renseignements

Service du Protocole, des manifestations et de la sécurité

Centre administratif communal
165, rue Jean Jaurès
Tél.: 03 28 33 51 10
Du lundi au vendredi de 8h30 à 12h et de 13h30 à 17h30
Le samedi de 8h30 à 12h

Éco-manifestation : la ville vous accompagne

La ville souhaite guider les associations vers l'organisation d'éco-manifestation en proposant des outils très concrets : gobelets réutilisables, triptyques de tri, parking vélo, outils de communication...

De nombreuses manifestations sont organisées chaque année à Villeneuve d'Ascq : fêtes de fin d'année, tournois, festivals... Mais ces événements peuvent avoir des impacts négatifs sur l'environnement : production de déchets non recyclés, pollutions liées au transport... La ville de Villeneuve d'Ascq peut aider les associations à organiser des éco-manifestations.

Quelle que soit sa taille ou son domaine, tous les événements sont concernés. Voici quelques outils pour vous aider.

Gobelet réutilisable

Gobelet réutilisable

La ville de Villeneuve d'Ascq peut mettre à disposition des organisateurs des gobelets réutilisables. Le principe :1 € est versé à l'achat de la boisson. Cette somme est ensuite restituée à la remise du gobelet. Cela limite considérablement les déchets !

Support pédagogique pour le tri des poubelles

Poubelles de tri

Mise à disposition de supports pédagogiques pour aider les particuliers à trier lors de l'événement.

Parking à vélo

Parking vélo

90 % des gaz à effet de serre d'une manifestation sont imputables aux déplacements. La ville peut vous mettre à disposition des grilles et tentes pour organiser un parking vélo.

Un accompagnement personnalisé

Le service développement durable se met à disposition pour travailler sur votre événement et voir comment réduire son impact écologique ou changer les pratiques quotidiennes de votre association.

Renseignements

Service développement durable
Tél : 03 20 43 19 50
E Mail : ddvascq [arobase] villeneuvedascq [point] fr